事務のAI活用例｜メール・議事録・資料作成を時短する方法
デスクワークの多くは文章とデータの整理です。ここはAIが最も得意とする領域で、メール・議事録・資料づくりの時間を大きく減らせます。
| 業務 | AI活用の例 |
|---|---|
| ビジネスメール | 要件を伝えて丁寧なメール文を生成 |
| 議事録 | メモを整理し、決定事項とToDoに整形 |
| 資料作成 | 構成案・説明文・タイトル案を作成 |
| 表計算 | やりたい処理を伝えて関数や手順を提案 |
そのまま使えるプロンプト例
- 「次の要件で、取引先へのお願いメールを丁寧な敬語で作って。要件：〇〇」
- 「この会議メモを、決定事項・宿題(担当と期限)・次回予定に整理して」
- 「ExcelでA列の日付から経過日数を出す関数を教えて」
使うときの注意
社外の固有名詞や個人情報・社外秘はAIに入力しないのが基本です。AIの作る文章は丁寧でも、宛名・日付・金額などの事実は人が確認を。会社にAI利用ルールがある場合はそれに従いましょう。
よくある質問
議事録づくりはどれくらい楽になる？
箇条書きのメモを渡すだけで、決定事項やToDoに整理した読みやすい議事録のたたき台が作れます。固有名詞や数字は人が確認すれば、作成時間を大きく減らせます。
社内のメールに使っても大丈夫？
下書きには有効です。ただし個人情報や社外秘は入力せず、宛名・日付・金額などの事実確認は人が行いましょう。会社のAI利用ルールがあれば従ってください。