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事務のAI活用例｜メール・議事録・資料作成を時短する方法

2026-06-20 ・約2分で読めます

毎日のメール、会議の議事録、各種資料——事務の仕事は文章を書く・整える作業の連続です。こうした定型的な作業は、生成AIが得意とする分野。うまく使えば大幅な時短になります。ここでは事務職で明日から試せるAI活用例を、プロンプト例とともにやさしく整理します。

事務でAIが役立つ場面

AIは下書き・要約・整形が得意です。ゼロから書く負担を減らし、確認・修正に時間を回せます。

AIへの指示（プロンプト）は具体的に伝えるのがコツです。

例：「以下の要点で、取引先への丁寧なお礼メールを作って。要点：先日の打ち合わせのお礼、次回日程の提案（来週中）、署名は○○」。議事録なら「次のメモを、決定事項・宿題・次回予定に分けて議事録にまとめて」。

ポイント：AIの作った文章は必ず自分で確認・修正してから使いましょう。事実関係や固有名詞、数字に誤りがないかのチェックは欠かせません。また、社外秘や個人情報を含む内容を安易に入力しないこと。社内のルールを確認したうえで活用するのが安全です。

事務の仕事は、メール・議事録・資料などAIが得意な作業が多くあります。要点を具体的に伝えて下書きを作らせ、確認・修正して仕上げるのが基本。機密情報の扱いと事実確認に気をつければ、日々の作業を大きく時短できます。

事務でAIは何に使える？

メールの下書き、議事録の整理、資料の文章化など、文章を書く・整える作業に役立ちます。ゼロから書く負担を減らし、確認や修正に時間を回せるため、定型的な事務作業の時短につながります。

プロンプトのコツは？

具体的に伝えることです。『誰に・何を・どんなトーンで』を指示すると精度が上がります。例えば『取引先への丁寧なお礼メールを、次回日程の提案を含めて』のように要点を明示すると、使える下書きが得られます。

AIの文章はそのまま使える？

そのままは避け、必ず自分で確認・修正しましょう。事実関係や固有名詞、数字に誤りがないかのチェックは欠かせません。AIは下書きを作る相棒と考え、最終的な責任は自分で持つことが大切です。

機密情報を入力しても大丈夫？

社外秘や個人情報を安易に入力するのは避けましょう。情報の扱いは社内のルールに従うことが大切です。要点だけを抽象化して入力するなど、機密が漏れない工夫をして活用すると安全です。